关于做好2019届秋季毕业研究生档案整理寄送工作的通知

各培养单位：

毕业生档案整理和寄送工作是毕业生离校工作的重要环节。按照档案馆的工作要求，同时为深入推进校院两级管理体制改革，理顺档案工作体制机制，确保我校毕业研究生档案及时、准确寄往各相关单位，现将档案整理、寄送及后续有关工作通知如下：

一、全日制毕业研究生人事档案整理转递工作流程

（一）学院整理档案材料及要求

1.时间：2020年1月2日—5日

2.地点：各学院

3.工作要求：

（1）各学院在研究生院档案室领回2017级以前的学生入学材料，2017级以后的入学材料均在各培养单位；

（2）由于后期档案需要扫描入系统，档案材料禁止使用订书针，多页材料建议使用正反打印或者A3打印对折。

（3）确保档案材料必须完整齐全，确保档案签章完整规范；

（4）确保档案内书写、签字等规范：请使用黑色水性笔或钢笔，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔等；

（5）各学院按毕业必备材料审核无误后，装入毕业生档案袋内；

（6）各学院需提供秋季毕业的免费师范生、同等学力申请硕士学位、在职单证硕士的具体名单，提交档案时一并交研究生院档案室刘老师。

（7）毕业研究生档案材料整理要求：见附件1；

（8）毕业研究生档案材料目录：见附件2；

（二）学院转递档案至研究生院档案室

1.时间：2020年1月6日—8日；

2.地点：研究生院一楼102档案室。

3.要求：

（1）按照统一安排的时间转递档案材料；

（2）档案材料分别按博士、硕士学号从小到大排列；

（3）各学院将定向、委培计划毕业生标注在档案袋右上角；

（4）请各学院负责老师带队归档。

二、非全日制研究生人事档案工作安排

（一）类型：免费师范生、同等学力申请硕士学位、在职单证硕士

（二）人事档案：由学院整理完整后，粘贴密封条并盖章，按照毕业生提供的档案邮寄地址通过中国邮政“EMS”方式邮寄档案。

三、毕业研究生业务档案工作安排

所有全日制、非全日制研究生业务档案于下学期开学另行通知。

四、注意事项

1. 各培养单位要高度重视档案工作，必须指定一名研究生秘书或辅导员作为毕业生档案整理寄送工作的专门负责人，根据档案正确要求和时间进度表，完成本单位毕业研究生档案整理和寄送工作；

2.不得委派研究生单独领取、整理和寄送学生档案；

3.各种档案材料的转递需要清单明确，负责老师签字确认；

4. 严格执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全，严禁擅自涂改、伪造，严禁为他人改动档案信息提供方便，严禁本人查阅或借用本人及直系亲属档案。

咨询电话：7023   刘老师

附件1-2.doc

          研究生院(党委研究生工作部)    

 2019年12月25日